Un project manager o gestor de proyectos es aquel que se encarga de la planificación, gestión, control, coordinación y, por último, el lanzamiento de un proyecto. En pocas palabras: es quien coordina todo el trabajo, de comienzo a fin, para que se cumplan los objetivos de un proyecto.
En cierto modo, se les considera los líderes, ya que serán responsables de la mayoría de decisiones que se tomen y de que esas acciones cumplan los objetivos establecidos. Por eso, parte de su trabajo es el análisis cuantitativo de los datos, así como la realización e interpretación de informes y el cuidado de la calidad.
Muchas empresas han decidido incluir project managers en su organigrama para solucionar problemas como no terminar a tiempo los proyectos, consumir más recursos de los previstos o aumentar el presupuesto inicial acordado — pero, sobre todo, para lograr que los proyectos se cumplan.
Un matiz importante: no se debe confundir con el rol de product manager. El product manager es quien establece el plan de producto que debe llevarse a cabo. Es decir, son puestos complementarios, pero no el mismo.
Funciones principales de un project manager
| 1 | Define objetivos |
| 2 | Planifica |
| 3 | Prevé |
| 4 | Organiza |
| 5 | Administra recursos |
| 6 | Apoyo al equipo |
Define objetivos. Siempre debe realizar un trabajo previo para conocer todo el proyecto en su totalidad. Después fijará unos objetivos realistas, medibles, relevantes y oportunos, siempre teniendo en cuenta el tiempo y los recursos disponibles.
Planifica. Será quien marque el calendario, establezca las etapas y supervisará lo que ocurre en cada una de ellas. Hará seguimiento para asegurarse de que los tiempos se cumplan y ajustará cuando sea necesario. Aquí juegan un papel importante la medición de datos y el análisis de los mismos.
Prevé. Con los recursos disponibles, deberá ser capaz de atajar cualquier posible crisis o problema e incluso tendrá que adelantarse a ellos antes de que interrumpan el plan establecido.
Organiza. Delegará actividades y resolverá imprevistos para que las tareas se terminen a tiempo. Lo más importante es evitar que la no finalización de una tarea afecte de forma directa al resto.
Administra recursos. Bien sean económicos, humanos o de materiales, siempre deberá conocer qué necesidades tiene el proyecto para que se puedan cumplir las metas.
Apoyo al equipo. El equipo humano es la parte más importante de gestionar, la que más cariño, atención y cuidado debe recibir. Es aquí donde surgen pequeños conflictos y roces, por lo que la comunicación con todos los involucrados, su motivación y el cumplimiento de sus necesidades es esencial para llegar a buen término.
Habilidades de un project manager
Ahora que ya hemos entendido cuáles son las funciones principales de un project manager, toca recopilar algunas de sus habilidades. Estas son algunas de sus principales:
| 1 | Domina las analíticas e informes |
| 2 | Dotes para saber delegar |
| 3 | Capacidad para administrar los datos |
| 4 | Comunica y realiza presentaciones |
| 5 | Sabe manejar diferentes herramientas |
| 6 | Cuida la relación entre todos los agentes |
| 7 | Orden mental |
| 8 | Conocimiento de metodologías de trabajo |
| 9 | Cuida de la calidad y el detalle |
Domina las analíticas e informes. El análisis y la métrica serán parte esencial de su trabajo. De este modo podrá medir, la rentabilidad, así como los costes y evolución del proyecto.
Dotes para saber delegar. Una parte importante de su trabajo es saber hasta dónde puede llegar. Por eso, saber transferir conocimientos, responsabilidades y toda la información necesaria, será esencial para que toda la cadena de trabajo continúe funcionando.
Capacidad para administrar los datos. Saber cómo categorizar la información, poder explicarla y medirla (es decir, auditar), ayudarán a destacar por encima del resto.
Comunica y realiza presentaciones. Una parte muy importante es saber cómo presentar los resultados. Exponer los datos clave a través de una presentación llamativa y con un discurso bien estructurado causará muy buena impresión en la persona que escucha.
Sabe manejar diferentes herramientas. Desde PowerPoint o Asana, hasta Google Analytics, o los diferentes tipos de CMS. También incluso nociones de fotografía o vídeo, conocimiento de las redes sociales o del lenguaje de programación. Toda la formación extra sumará puntos positivos y será útil dependiendo del proyecto.
Cuida la relación entre todos los agentes. Es esencial que la relación entre todas las partes sea la mejor posible, lo más cuidada y siempre se ofrezcan soluciones a los posibles problemas que puedan surgir. Fortalecerla es uno de los objetivos que se persiguen.
Orden mental. Esta característica le permitirá plasmar el orden en los futuros proyectos. Así, las tareas sencillas no se entorpecerán y las complicadas podrán terminarse más rápido de lo previsto. Controlar todo el proyecto permite atajar posibles crisis.
Conocimiento de metodologías de trabajo. Por ejemplo, el método Scrum es uno de los más comunes para establecer ritmos. Esta técnica de trabajo se utiliza sobre todo para aquellos proyectos que son complejos y que se pueden desarrollar en un entorno dinámico y cambiante. De hecho, es la más popular en empresas como Google o Amazon.
Cuida de la calidad y el detalle. No solo estará pendiente de la calidad y ritmos del proyecto, sino también se centrará en que el equipo trabaje en las mejores condiciones posibles y se encuentre siempre motivado. Una actitud positiva hará que el trabajo y el producto final sean de mucha mayor calidad.
El perfil de project manager es muy completo, ya que abarcará diversas funciones y todas serán esenciales para cumplir el objetivo establecido. El liderazgo, ser resolutivo, control de recursos y la capacidad de ser proactivo son esenciales.
Fuente: Escuela de Negocios de Barcelona
