Nota Costo Laboral
El costo laboral suele ser uno de los componentes más importantes dentro de los costos o gastos de una empresa, y constituye un dato clave para el control de gestión o los sistemas de presupuestos.
La información obtenida puede utilizarse para alimentar un Tablero de Comando de Recursos Humanos y para distintas herramientas de análisis, como el punto de equilibrio, el costo por producto, la contribución marginal, entre otros conceptos relevantes.
En general, el cálculo del costo laboral se realiza de forma mensual, con el objetivo de que las organizaciones dispongan de información actualizada que les permita controlar la evolución mensual de cada componente de costos y elaborar un cuadro de resultados.
El costo laboral tiene un gran número de componentes, que dependen básicamente de la legislación vigente y de las características específicas de la actividad que se analiza.
Para poder elaborar dicho cálculo, es fundamental conocer y aplicar la normativa legal vigente.
Dentro del esquema de costos laborales, pueden distinguirse diversos conceptos. Por un lado, existen conceptos rígidos, conformados por las obligaciones laborales establecidas por ley (como sueldos, cargas sociales, aportes y contribuciones).
Por otro lado, encontramos costos laborales periféricos o indirectos, que pueden variar según la política interna de la empresa y otros factores, como capacitaciones, beneficios sociales, seguros complementarios, etc.
Conceptos legales:
- Sueldo básico mensual
- Conceptos variables (comisiones, horas extras, gratificaciones, etc.)
- Adicionales No Remunerativos (vales, beneficios sociales, etc.)
- Sueldo Anual Complementario
- Vacaciones
- Contribuciones y otros adicionales a cargo de la empresa
Conceptos periféricos:
- Desvinculaciones (Indemnizaciones en forma estadística)
- Costos de Selección
- Costos de Capacitación
- Material y ropa de trabajo
- Costos del Área de Recursos Humanos
- Honorarios por liquidación y asesoramiento laboral
- Costo del sistema de gestión de las personas y de liquidación de sueldos
A continuación, desarrollaremos el esquema de liquidación de sueldos para entender cada concepto de costos.
Esquema de ley
El esquema básico de liquidación parte de un sueldo bruto que sufre de retención de aportes y el caculo de contribuciones a cargo de la empresa.
Cálculo de contribuciones sin aplicar detracción.
Entonces:
| Área del Empleado | Área del Empleador |
| Sueldo Bruto | 1.000.000,00 | Contribuciones 24% | 240.000,00 |
| Aportes (17%) | (170.000,00) | ||
| Sueldos Neto | 830.000,00 |
En este caso el costo laboral mensual solo tomando en cuenta esta información es de $1.240.000,00-
El cálculo se elabora de la siguiente manera:
| Bruto | 1.000.000,00 |
| Contribuciones | 240.000,00 |
| Total | 1.240.000,00 |
El área del empleado esta representada por el Sueldo Bruto.
Esto quiere decir que económicamente tomamos que el empleado representa $1.000.000,00 que se compone de Sueldo Neto $830.000,00 más los aportes $170.000,00.
| Sueldo Neto | 830.000,00 |
| Aportes | 170.000,00 |
| Total | 1.000.000,00 |
Esquema General de Liquidación de Sueldos
Adicionalmente al esquema de ley existen otros conceptos que impactan en el costo laboral.
En el área del empleado esta la posibilidad de retener una cuota para el sindicato. Este concepto no representa costo adicional ya que lo sufre el empleado mediante un menor sueldo neto.
En el área de la empresa existen dos costos adicionales:
El Seguro de Vida obligatorio que es un monto fijo de $334,68 por empleado no importa las características del mismo. Este valor se modifica en marzo de cada año.
El seguro de A.R.T. que su importe depende de la A.R.T. contratada.
Para nuestro ejemplo el sindicato asciende al 2% y la A.R.T. nos cotiza un fijo de $1.303,00 y un variable del 3%.
El componente fijo se modifica todos los meses y el % del componente variable queda establecido en el contrato entre la empresa y la compañía de seguros.
Cálculo de contribuciones sin aplicar detracción.
Entonces el esquema general quedaría así:
| Área del Empleado | Área del Empleador |
| Sueldo Bruto | 1.000.000,00 | Contribuciones 24% | 240.000,00 |
| Aportes (17%) | (170.000,00) | Seguro de Vida | 334,68 |
| Sindicato (2%) | (20.000,00) | A.R.T. | 31.303,00 |
| Sueldo Neto | 810.000,00 |
Para este ejemplo el costo laboral asciende a $1.271.637,68.
El cálculo del costo se elabora de la siguiente manera:
Costo económico:
| Sueldo Bruto | 1.000.000,00 |
| Contribuciones | 240.000,00 |
| Seguro de Vida | 334,68 |
| A.R.T. | 31.303,00 |
| Total | 1.271.637,68 |
Costo financiero:
| Sueldo Neto | 810.000,00 |
| Cargas Sociales a pagar | 441.637,68 |
| Sindicato a pagar | 20.000,00 |
| Total | 1.271.637,68 |
Este costo financiero que en su total coincide con el costo económico es valioso para la determinación de las proyecciones de fondos o chas flow y su análisis de costos diferenciales.
Debemos tener en cuenta que los Convenios Colectivos pueden obligar a abonar adicionales que incidan en el costo.
Dentro de la secuencia normal de liquidación nos encontramos que existen dos conceptos que se deben devengar mensualmente, pero se abonan en forma especial.
Sueldo Anual Complementario
Dicho concepto consiste en un sueldo adicional por año y se debe abonar en junio y diciembre.
Vacaciones
Dicho concepto consiste en una licencia anual paga que se liquida en el momento de su goce se abona antes de que inicie la licencia y genera un plus vacacional por la aplicación del artículo 155 inciso a) que determina que se utilice el denominador 25 en la fórmula de cálculo de la remuneración correspondiente al periodo de licencia.
Tanto el S.A.C. como las vacaciones son conceptos remunerativos que conllevan cálculos de Aportes y Contribuciones.
Ambos conceptos se deberían devengar mensualmente para poder incorporar equitativamente el costo a cada mes.
Provisión de S.A.C.
Como el costo se calcula sobre la mayor remuneración de cada semestre no se puede conocer su importe hasta terminado el semestre para lo cual se propone un sistema de estimación y provisión de dichos importes que pueden variar a lo largo del semestre conforme a posibles cambios en el sueldo del empleado.
El cálculo seria tomar la remuneración bruta de cada mes y determinar la doceava parte. Luego la empresa debe definir el método de ajuste ya sea en cada momento de aumento de sueldo que determine un SAC mayor o al final de cada semestre.
Vacaciones
Las vacaciones, tratándose de remuneraciones variables, se calculan sobre un promedio conforme lo normado en le artículo 155 inciso c.
En este caso también tendríamos que provisionar el importe para cada mes.
Recordemos que el espíritu de la ley con respecto a la licencia de vacaciones es que por el año trabajado el empelado tiene derecho a un período de descanso remunerado.
El cálculo de la provisión mensual se puede hacer de distintas maneras. Una manera seria al iniciar el año realizar un cálculo estimativo en función a la remuneración y calculando el plus vacacional para incorporar una doceava parte en cada mes.
Ejemplo
En este ejemplo calculamos la provisión de SAC y Vacaciones y determinamos el neto que no es de utilidad solo a los fines de respetar el esquema de liquidación de sueldos como concepto de generación de información laboral.
Sueldo básico: $1.000.000,00
No existen conceptos variables.
Aportes: 17% – Contribuciones: 24% – Sindicato 2%
Cálculo de contribuciones sin aplicar detracción.
ART: $1.303,00 + 3%
Vacaciones: 14 días
| Área del Empleado | Área del Empleador |
| Sueldo Básico | 1.000.000,00 | Contribuciones 24% | 271.200,00 |
| S.A.C. | 83.333,33 | Seguro de Vida | 334,68 |
| Vacaciones | 46.666,67 | A.R.T. | 35.203,00 |
| Sueldo Bruto | 1.130.000,00 | ||
| Aportes (17%) | -192.100,00 | ||
| Sindicato (2%) | -22.600,00 | ||
| Sueldo Neto | 915.300,00 |
Donde
S.A.C. = 1.000.000 / 2 = 500.000 / 6 = 83.333,33
Vacaciones = 1.000.000 / 25 x 14 = 560.000 / 12 = 46.666,67
Para este ejemplo el costo laboral asciende a $1.436.661,68
El cálculo del costo se elabora de la siguiente manera:
| Bruto | 1.000.000,00 |
| Contribuciones | 271.200,00 |
| Seguro de Vida | 334,68 |
| A.R.T. | 35.203,00 |
| Total | 1.306.737,68 |
El asiento de la provisión de SAC sería el siguiente:
| Tipo | Cuenta | DEBE | HABER |
| R- | SAC | 83.333,33 | |
| R- | Contribuciones | 20.000,00 | |
| R- | ART | 2.500,00 | |
| P+ | a Provisión SAC | 69.166,66 | |
| P+ | a Provisión Cargas Sociales | 36.666,67 |
El asiento de la provisión de Vacaciones sería el siguiente:
| Tipo | Cuenta | DEBE | HABER |
| R- | Vacaciones | 46.666,67 | |
| R- | Contribuciones | 11.200,00 | |
| R- | ART | 1.400,00 | |
| P+ | a Provisión Vacaciones | 38.733,34 | |
| P+ | a Provisión Cargas Sociales | 20.533,33 |
A fin de cada período de aplicación se deben revertir las provisiones para aumentar las cuentas de pasivos cierto como SAC a pagar y Vacaciones a pagar.
Cada empresa tiene sus propios criterios para la registración contable.
Recordemos que en estos asientos adicionales mensuales no se registran los montos fijos como el seguro de vida y el cargo fijo de la ART ya que se encuentran registrados en el asiento mensual de sueldos.
Otros conceptos para tener en cuenta
Costos de Desvinculación
Cuado se producen despidos sin causa la empresa debe soportar el costo de las indemnizaciones normales compuestas por Preaviso, Integración Mes de Despido y Antigüedad. En determinados casos puede que la empresa no tenga que abonar Preaviso ni Integración Mes de Despido.
Es recomendable sacar, en base a cálculos estadísticos, una estimación del cargo a resultados por conceptos indemnizatorios y cargarlos como previsión en cada mes. Este dato se podría ir ajustando en base a los sucesos reales que vayan apareciendo.
Una previsión es una contingencia futura de ocurrencia probable y monto estimado que se nos permite reconocer un resultado en el periodo actual y un pasivo estimado.
Ejemplo
En el año anterior las indemnizaciones por despido fueron de $20.000.000,00 correspondientes a una nómina total de 15 empleados.
Este año la nómina cambio y es de 18 empleados y si no se tienen estimaciones que puedan servir para un mejor cálculo se corrige el monto de la siguiente manera:
20.000.000,00 / 15 x 18 = 24.000.000,00
También se debe tener en cuenta la corrección por inflación o por los aumentos salariales.
Entonces la previsión será de $24.000.000,00 / 12 = 2.000.000,00
Contablemente en asiento seria el siguiente:
| Tipo | Cuenta | DEBE | HABER |
| R- | Indemnizaciones | 2.000.000,00 | |
| P+ | a Previsión Indemnizaciones | 2.000.000,00 |
Costos de Selección
Con la rotación de personal tanto por renuncias como por despidos se produce la necesidad de nuevas incorporaciones. Los costos de selección deben formar parte de los costos relacionados con el área laboral.
Parte de la gestión de recursos humanos apunta a minimizar la rotación de personal entre otras cosas por el costo de selección que aumenta proporcionalmente al número de incorporaciones.
En este caso no se deben generar registraciones de provisiones o previsiones ya que cada concepto tiene su contabilidad específica.
Capacitación
Este concepto depende de las características de cada actividad, empresa o sector. Es utilizado como unos de los indicadores de crecimiento de las organizaciones. La cantidad de horas de capacitación por mes o por año es un indicador de desarrollo relacionado con conceptos de calidad y mejora continua.
En este caso no se deben generar registraciones de provisiones o previsiones ya que cada concepto tiene su contabilidad específica.
Material y ropa de trabajo
Dependiendo de las características propias de cada tarea es necesario el costo relacionado con el material y la ropa de trabajo.
En este caso no se deben generar registraciones de provisiones o previsiones ya que cada concepto tiene su contabilidad específica.
Costos del Área de Recursos Humanos
El área de Recursos Humanos utiliza recursos financieros de la empresa que se destinan a la gestión del personal.
Estos conceptos deben tomarse en cuenta al momento de analizar los costos laborales en su conjunto. Su inclusión es necesaria si se utilizan herramientas de análisis de costos diferenciales comparando los costos de la empresa con los costos de contratación de personal externo para determinadas tareas.
Honorarios por liquidación y asesoramiento laboral
En las empresas donde se ternciarizan los servicios de liquidación de sueldos o se cuenta con un estudio externo para asesoramiento en el área laboral se debe asumir el costo de los honorarios como parte del sistema de gestión de recursos humanos.
Sistemas de costos
Las empresas con actividades productivas deben incorporar los cotos de la mano de obra directa a los productos fabricados. Dichos costos se incorporan tanto a los productos terminados como a los productos en proceso.
Es importante determinar que procedimiento se utilizará para la imputación de eso conceptos a cada producto.
Para dichas empresas los costos laborales indirectos de se apropiarán como gatos de administración o comercialización.
En las empresas comerciales o de servicios los conceptos laborales son directamente gastos de administración o comercialización.
Control de Gestión
Las empresas suelen utilizar sistemas de gestión para evaluar el rendimiento de sus recursos. Una de las herramientas de gestión utilizadas para el área laboral es el Tablero de Comando de Recursos Humanos.
Dicha herramienta propone elegir indicadores del área de Recursos Humanos para analizarlos periódicamente y evaluar el cumplimiento de los objetivos de cada sector y su relación con la estrategia general de la organización.
Un Tablero necesita contar con información correcta y en tiempo para que se pueda ser utilizado para gestionar correctamente la empresa.
La elección de los distintos indicadores depende de las características de la actividad y de la empresa y deben ser diseñados en funcion al control de gestión que la organización tenga en funcionamiento.
Conclusión
Los costos laborales constituyen un componente económico y financiero de gran relevancia para las empresas, por lo que requieren un análisis integral que contemple tanto los aspectos legales -a fin de minimizar riesgos laborales y fiscales- como los económicos, con el objetivo de determinar con precisión los resultados y facilitar una toma de decisiones eficaz.
En un entorno caracterizado por una normativa compleja y un mercado laboral sujeto a constantes cambios y contingencias, contar con información precisa y actualizada sobre los costos laborales representa una ventaja estratégica clave para la gestión empresarial.
Esta información no solo permite optimizar recursos, sino también anticipar escenarios y diseñar políticas laborales sustentables y alineadas con los objetivos organizacionales.
Alvaro Iriarte
- Contador Público UBA
- Docente Universitario
- Autor Libro ABC de Sueldos La Ley
- Autor Libro ABC de Impuestos La Ley
- Autor Libro ABC de Contabilidad La Ley
- Titular Estudio Contable
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